Обработка входящих счетов Из почты в учётную систему с согласованием
Автоматизация обработки счетов берёт счёт поставщика оттуда, куда он пришёл — вложение в письме, портал, скан, — извлекает все поля, сверяет с заказом и приёмкой, отправляет нужному согласующему с подсвеченными расхождениями и проводит в учётную систему с кодировкой, готовым к оплате. Бухгалтерия занимается исключениями, а не вводом.
- Под ключ$297/мес
- Кастомно$5,000–9,000 разово
- ТриггерТриггер Gmail / Outlook на ящике кредиторки + опрос порталов
Подписка покрывает до 1 000 счетов в месяц, одну учётную систему и один ящик. Несколько юрлиц, мультивалютные матрицы согласования или системы без API — кастомная сборка.
Основатель Agentmelt
Проверяет каждую сборку перед запуском; спорные случаи процесс передаёт человеку.
Сотрудники вводят счета вручную, гоняются за согласующими по почте, а дубли и расхождения находят в конце месяца. Поставщики звонят узнать статус оплаты. Скидки за раннюю оплату теряются, потому что согласование заняло три недели.
Счета попадают в учётную систему в день получения, сверены по трём документам там, где есть заказ, закодированы по истории там, где его нет, и согласованы с телефона. Дубли ловятся до проводки. Цикл сокращается с недель до дней, работа команды становится работой с исключениями и поставщиками.
Триггер и 8 шагов.
7 из 8 шагов выполняются сами. Шаг 06 ждёт решения человека; без исключений процесс идёт дальше сам.
Триггер Gmail / Outlook на ящике кредиторки + опрос порталов
Принять счёт
PDF, изображение или электронный счёт сохраняется в хранилище документов с метаданными письма; не-счета классифицируются и откладываются.
Извлечь поля
Поставщик, номер, даты, строки, количества, цены, налог, итоги, ссылка на заказ и банковские реквизиты с уверенностью по полю; многостраничные и мультивалютные обрабатываются.
Проверить и найти дубли
Итоги сходятся, налог арифметически верен, поставщик существует (или помечен как новый), реквизиты совпадают с мастером (изменение = сигнал мошенничества), нет счёта с тем же поставщиком, номером и суммой.
Сверить с заказом и приёмкой
Трёхсторонняя сверка с учётной системой: строки заказа, принятые количества, цены в допуске. Счета без заказа кодируются агентом по истории поставщика и правилам счетов.
Маршрутизировать исключения и согласования
Чистые совпадения согласуются автоматически в лимитах политики; расхождения — закупщику с конкретной разницей; счета без заказа — владельцу ЦФО; новые поставщики — в закупки.
Согласовать с телефона
Согласующие получают сводку и исключение в Slack или почте с кнопками согласовать / отклонить / уточнить; напоминания эскалируют после SLA.
Провести в учётную систему
Согласованные счета создаются в NetSuite, Xero, QuickBooks, Sage или 1С (через выгрузку) с кодировкой, вложениями и следом согласований.
Ответы поставщикам о статусе
Письма поставщиков о статусе оплаты получают ответ по данным системы (получен, согласован, запланирован на дату) — звонки в бухгалтерию прекращаются.
В учётной системе, закодирован и готов к оплате
Счета попадают в учётную систему в день получения, сверены по трём документам там, где есть заказ, закодированы по истории там, где его нет, и согласованы с телефона.
1 решение, на шаге 06. 7 шагов прошли без вас.
Что процесс не делает сам.
- Изменение банковских реквизитов никогда не проводится автоматически — только после проверочного звонка поставщику.
- Автосогласование только для счетов, сверенных с заказом в допуске и в лимитах политики; у всего остального есть именованный согласующий.
- Дубли блокируются до проводки, а не находятся в конце месяца.
- Поля с низкой уверенностью проверяет человек до сверки.
Извлечение решено; работа — в сверке и маршрутизации
Считать поля со счёта — решённая задача: современные модели извлекают строки из неаккуратных PDF с высокой точностью и говорят, где не уверены. Ценность — в том, что дальше: сверка с заказом и приёмкой, решение, кто должен посмотреть на расхождение и на что именно, единообразная кодировка счетов без заказа. Там процесс тратит большую часть логики, и туда уходило время бухгалтерии.
Контроль мошенничества, который процесс держит лучше людей
Мошенничество со счетами обычно приходит как изменённый банковский счёт на настоящем счёте поставщика или как дубль с чуть другим номером. Обе проверки процесс никогда не забывает: реквизиты каждого счёта сравниваются с мастером, любое изменение останавливает процесс до проверочного звонка; каждый счёт проверяется на дубли до проводки. Уже эти два правила оправдывают автоматизацию для многих финансовых команд.
Заказать
Хотите, чтобы это работало без сборки?
Настраиваем, запускаем на наших серверах и поддерживаем процесс в ваших инструментах. Настройка включена, отмена помесячно, автоматизация остаётся у вас.
$297/мес
Настраиваем, размещаем и поддерживаем процесс, подключаем к вашим инструментам. Настройка включена, отмена помесячно.
$5,000–9,000 разово
Ваши системы, правила и особые случаи. Разовая сборка, которая остаётся у вас, с документацией и записанным разбором.
Подписка покрывает до 1 000 счетов в месяц, одну учётную систему и один ящик. Несколько юрлиц, мультивалютные матрицы согласования или системы без API — кастомная сборка.
Частые вопросы.
Какие учётные системы поддерживаются?
NetSuite, Xero, QuickBooks Online, Sage Intacct, Microsoft Dynamics и SAP Business One через API; 1С и системы без API получают проверенный файл импорта и шаг ручной проводки.
Насколько точно извлечение?
Точность по полям на типовых счетах высокая, каждое поле несёт оценку уверенности; всё ниже порога проверяет человек до сверки или проводки. Точность растёт по мере изучения форматов поставщиков.
Он оплачивает счета?
Нет. Он проводит согласованные счета в учётную систему; ваш платёжный цикл и контроль не меняются.