Разбор почты: из ящика в действия
Разбор почты превращает ящик в очередь с уже принятыми решениями: каждое входящее классифицируется (нужен ответ, к сведению, задача, встреча, рассылка, спам), на типовые готовятся черновики на согласование, задачи и сроки извлекаются в ваш таск-менеджер, а до человека доходит короткий список по срочности. Работает на общих ящиках (info@, sales@, ops@) и руководительских.
Проблема
Общие ящики — место, где запросы забываются, а руководители тратят два часа в день на решение, что это за письмо, прежде чем что-то с ним сделать. Ответы на типовые запросы занимают дни, потому что стоят в очереди за сложными.
Что меняется
Письма получают ответ или назначение в течение часа. Владелец ящика видит дневной дайджест: что обработано, где нужно его решение, что извлечено как задачи. Типовые запросы получают черновик тем же утром; ничего не ждёт, потому что было невидимым.
Триггер и 8 шагов
Триггер
Триггер Gmail / Outlook (новое письмо)
Опрос ящика раз в минуту через триггеры Gmail или Microsoft Outlook; цепочки обрабатываются как единое целое.
Принять и дедуплицировать
Gmail TriggerНовые письма и обновления цепочек; автоуведомления и рассылки распознаются по отправителям и обрабатываются своими правилами.
Классифицировать
Text ClassifierНамерение (нужен ответ, задача, встреча, к сведению, счёт, жалоба, спам), срочность и внутренний владелец, если ящик общий. Правила для известных отправителей важнее модели.
Подтянуть контекст
HTTP RequestЗапись отправителя в CRM, открытые тикеты или сделки, история переписки, календарь для запросов встреч.
Извлечь задачи и даты
Information ExtractorЛюбой запрос с результатом и датой становится структурированной задачей с владельцем и сроком; неоднозначные помечаются на подтверждение.
Подготовить черновики типовых ответов
AI AgentДля категорий с утверждённым плейбуком (вопросы о ценах, планирование, запросы документов, статусы) агент готовит ответ в голосе владельца, опираясь на собранный контекст.
Маршрутизировать
SwitchЧерновик — владельцу на согласование одним кликом; задачи — в Asana/Linear/Notion; встречи — ссылка на запись или слот в календаре; счета — в бухгалтерию; жалобы — сразу человеку с кратким содержанием.
Согласовать и отправить
WaitЧерновики лежат под меткой «готово» в Slack или Gmail; согласование отправляет с адреса владельца. Без клика ничего не уходит, если категория явно не переведена на автоотправку.
Дневной дайджест
Schedule TriggerОдно сообщение в 8 утра: обработано, ждёт вас, извлечённые задачи и всё, в чём классификатор не уверен.
Ограничители
- Черновики по умолчанию требуют согласования; автоотправка включается по категориям владельцем ящика и логируется.
- Жалобы, юридические, HR и письма от неизвестных отправителей с вложениями идут человеку, минуя логику ответов.
- Агент никогда не выдумывает факты о доступности, ценах или обязательствах — пишет по собранному контексту или спрашивает.
- Каждое автоматическое действие видно в цепочке и дайджесте.
Время уходит на классификацию
Прочитать письмо, чтобы понять, что это, занимает почти столько же, сколько разобраться с ним, — и происходит с каждым письмом. Классификатор делает это один раз, надёжно, и прикрепляет решение к цепочке: человек открывает ящик, уже разложенный на «нужен я», «черновик готов», «сделано» и «шум». Одно это возвращает час в день большинству тех, кто ведёт загруженный ящик, ещё до всяких черновиков.
Какие ответы автоматизировать
Начните с десяти самых частых типовых запросов — их видно, классифицировав месяц истории — и напишите плейбук для каждого: что должно быть в ответе, какой контекст подтянуть, что нельзя обещать. Агент пишет черновики в рамках плейбуков. Всё остальное получает краткое содержание и предложенное действие, а не черновик. Расширение плейбуков со временем — так растёт доля автоматизации без роста риска.
Хотите, чтобы это работало без сборки?
Готовая автоматизация
$197/мес
Настраиваем, размещаем и поддерживаем процесс на n8n, подключаем к вашим инструментам. Настройка включена, отмена помесячно, JSON остаётся у вас.
Кастомная сборка
$2,500–4,500 разово
Ваши системы, правила и особые случаи. Разовая сборка на Claude и n8n с документацией и разбором.
За ящик, до 3 000 писем в месяц. Несколько ящиков или свой набор плейбуков ответов сверх стандартных десяти — кастомная сборка.
Частые вопросы
Агент отправляет письма сам?
По умолчанию нет. Каждый черновик согласуется одним кликом. Владелец ящика может включить автоотправку для отдельных категорий с низким риском, когда черновики доказали надёжность; такие отправки логируются.
Работает с нашей CRM?
HubSpot, Salesforce, Pipedrive, amoCRM и Attio поддерживаются для контекста отправителя и логирования. Без CRM процесс всё равно классифицирует, готовит черновики и извлекает задачи.
Как обрабатываются вложения?
Счета уходят в бухгалтерию с извлечёнными данными; документы кратко описываются в дайджесте; всё неожиданное от неизвестных отправителей помечается и не открывается логикой ответов.